L’e-mail, cet irritant

Pour le retour de vacances, il va falloir affronter un monstre qui a eu du temps pour grossir, se renforcer, je veux parler de la boîte mails.

Dans le monde de l’entreprise, l’email s’est vite fait une place de choix. Mais ça ne s’est pas fait sans travers.

D’abord c’est un mauvais outil de partage d’informations et d’archivage puisque seuls les destinataires actuels auront l’information. Information qu’il faudra rechercher et partager avec les nouveaux venus.

Une meilleure manière est de créer des documents et de les partager sur Google documents ou n’importe quelle plateforme comme Basecamp ou autres.

J’en ai parlé plusieurs fois sur le blog, ici et par exemple. Et l’autre jour, je suis retombé sur un post invité de Leo Babauta sur le blog de Tim Ferriss.

Léo. Babauta qui est un champion de la simplification propose un petit site sur un concept : 5 sentences.

C’est vieux comme idées mais encore bien peu appliqué. S’il vous plaît ayez une pensée pour vos destinataires et en lui faisant gagner du temps, c’est tout le monde qui en bénéficie. Les grands principes sont donc toujours :

  • Faut-il mettre tout le monde en copie?
  • Que puis-je couper pour le rendre plus concis ?

How to find the perfect work-life balance

GTD

I have discovered advanced productivity systems with some of the books we have published. Some are still very popular like Getting Things Done by David Allen.

I learned a lot from it, but it failed with me for one reason: it depends on where you are, but after a certain level of activity, you do not improve by doing more but by accepting to do less. I needed something else.

Dan Sullivan presents a system in which entrepreneurs should share their time between 3 kinds of days:
– Free days in which you stay out of any job-related task. The goal is to rejuvenate and have good time for yourself and family
– Focus days to focus on what brings revenue.
– Buffer days for maintenance, training, teamwork, organisation and preparation.

The idea behind this system is to get a good balance between strategic projects, maintenance tasks and personal life.

I see it as something appealing but I have always found it difficult to put it into practice because I need more flexibility and I find it very hard to do only one type of activity on a given day.

Deep Work

There are too many distractions around us, emails and social media are constantly trying to get our attention.

David Hieatt (co-founder of The Do Lectures and Hiut Denim Co) explains that he is incredibly productive by doing a simple thing: turning offline (no wifi on his computer) 3 hours a day. The rest of the time, he takes care of his team and makes coffee.

This is the legend, but I believe it can make a huge difference to unplug and focus on a big project instead of responding emails all day.

no mail today

That is probably wisdom and I am going to try to improve my system by spearing my days between:
– focus time between 7.00 and 11.00 where I only want to work on my priorities
– buffer time between 11.00 and 15.00 where I communicate, meet, learn, take care of finance, etc.
– free time between 15.00 and 19.00. I take time for me, my family and my kids who need to see me before going to bed at 18.30

I am going to try this in the near future, and try (really try hard) not to look at my emails on the morning

I will keep you posted but would be happy to hear from you if you use similar tactics.

Plus personne n’écoute son répondeur aujourd’hui !

Cette petite phrase m’a fait sourire dans un article du New York Time : Etiquette Redefined in the Digital Age que l’on pourrait traduire par le « savoir-vivre revisité à l’âge du numérique ».

J’ai souri car nous sommes de plus en plus nombreux à être agacés par le téléphone et de devoir écouter un message téléphonique de 2 minutes quand un mail ou un texto auraient été suffisants. Du coup, nous mettons souvent plusieurs jours à écouter un message vocal tandis que nous répondons dans la journée à la plupart de nos mails.

Heavy Metal: TDK MA-R90 Cassette Tape

Avec les nouveaux outils, il est parfois compliqué de deviner quelles sont les bonnes manières, les bonnes formules de politesse, faut-il appeler ou envoyer un message, etc.

Et si la réponse était simplement de toujours se poser la question suivante : suis-je en train de faire perdre du temps à mon interlocuteur ?

PhotoCreative Commons License Scott Schiller via Compfight

Ne m’appelez pas

Il y a un point sur lequel j’ai eu pas mal de réactions suite au billet sur l’organisation du temps selon Martin Varsavsky : le téléphone est-il une perte de temps et faut-il s’en passer ?
telephone dialphoto LEOL30 via Compfight

Non au téléphone

Depuis quelques années, j’ai eu l’occasion de lire pas mal de livres sur l’organisation personnelle et j’ai compris une chose : la première perte de temps et donc d’efficacité vient des interruptions.

D’après certaines études, on aurait besoin de 12 minutes pour se concentrer à nouveau après une interruption. Vous voyez les dégâts que peuvent causer un téléphone qui sonne (tout comme les notifications de messagerie) sur votre productivité personnelle.

Bien sûr, il y a aussi des cas où le téléphone reste indispensable :

  • Quand un malentendu ou quand le ton s’envenime dans un échange de mails,
  • Pour remplacer un rendez-vous physique,
  • Pour le plaisir (J’exclus a priori la dernière situation dans le cadre professionnel, il ne reste donc que les deux premiers cas.)

Oui aux emails

Pour le reste, tout le monde ou presque utilise l’email (ou courriel). La messagerie électronique, même si elle n’est pas parfaite, a révolutionné nos manières de communiquer car l’avantage du mail sur toute autre forme de communication réside dans son asynchronicité, c’est à dire qu’on répond quand on est prêt à répondre.

Cela nécessite un peu de discipline : personnellement, j’ai mis quelques années à apprendre à maîtriser ma boîte de réception en appliquant la méthode de David Allen et j’arrive maintenant plusieurs fois par semaine à atteindre le graal de l’inbox zéro.

Les grands principes :

  • Ne pas rester toute la journée avec la messagerie ouverte,
  • Quand on ouvre un mail, le traiter immédiatement soit en répondant immédiatement soit en ajoutant une tâche à sa todo list,
  • Eviter d’utiliser la fonction « répondre à tous » et de mettre en copie,
  • Répondre brièvement, si possible en 3 phrases,
  • Archiver !

En général, j’y consacre une heure par jour (plus si je me suis absenté). Et vous ?

Connaissez-vous Wrike ?

Je découvre chaque jour des nouveaux outils sur internet… des applications en pagaille qui promettent d’aider à améliorer sa productivité, son efficactité, etc.

Il y a quelques jours, mon ami Alex m’a montré Wrike, vous connaissez ? Le système reprend certains principes de la GTD en allant plus loin car c’est véritablement un outil de gestion de projets.

Avant, j’utilisais Omnifocus qui est sans doute le plus pur outil GTD du marché mais qui reste centré sur l’organisation personnelle et ne permet pas vraiment de partager les tâches. Avec Wrike, on entre dans une autre dimension puisque les tâches et leur suivi est entièrement intégré aux mails avec en bonus une intégration à google docs, des diagrammes de Gantt ainsi qu’une intégration à Outlook ou Sharepoint pour ceux qui les utilisent.