Ne m’appelez pas

Il y a un point sur lequel j’ai eu pas mal de réactions suite au billet sur l’organisation du temps selon Martin Varsavsky : le téléphone est-il une perte de temps et faut-il s’en passer ?
telephone dialphoto LEOL30 via Compfight

Non au téléphone

Depuis quelques années, j’ai eu l’occasion de lire pas mal de livres sur l’organisation personnelle et j’ai compris une chose : la première perte de temps et donc d’efficacité vient des interruptions.

D’après certaines études, on aurait besoin de 12 minutes pour se concentrer à nouveau après une interruption. Vous voyez les dégâts que peuvent causer un téléphone qui sonne (tout comme les notifications de messagerie) sur votre productivité personnelle.

Bien sûr, il y a aussi des cas où le téléphone reste indispensable :

  • Quand un malentendu ou quand le ton s’envenime dans un échange de mails,
  • Pour remplacer un rendez-vous physique,
  • Pour le plaisir (J’exclus a priori la dernière situation dans le cadre professionnel, il ne reste donc que les deux premiers cas.)

Oui aux emails

Pour le reste, tout le monde ou presque utilise l’email (ou courriel). La messagerie électronique, même si elle n’est pas parfaite, a révolutionné nos manières de communiquer car l’avantage du mail sur toute autre forme de communication réside dans son asynchronicité, c’est à dire qu’on répond quand on est prêt à répondre.

Cela nécessite un peu de discipline : personnellement, j’ai mis quelques années à apprendre à maîtriser ma boîte de réception en appliquant la méthode de David Allen et j’arrive maintenant plusieurs fois par semaine à atteindre le graal de l’inbox zéro.

Les grands principes :

  • Ne pas rester toute la journée avec la messagerie ouverte,
  • Quand on ouvre un mail, le traiter immédiatement soit en répondant immédiatement soit en ajoutant une tâche à sa todo list,
  • Eviter d’utiliser la fonction “répondre à tous” et de mettre en copie,
  • Répondre brièvement, si possible en 3 phrases,
  • Archiver !

En général, j’y consacre une heure par jour (plus si je me suis absenté). Et vous ?

Connaissez-vous Wrike ?

Je découvre chaque jour des nouveaux outils sur internet… des applications en pagaille qui promettent d’aider à améliorer sa productivité, son efficactité, etc.

Il y a quelques jours, mon ami Alex m’a montré Wrike, vous connaissez ? Le système reprend certains principes de la GTD en allant plus loin car c’est véritablement un outil de gestion de projets.

Avant, j’utilisais Omnifocus qui est sans doute le plus pur outil GTD du marché mais qui reste centré sur l’organisation personnelle et ne permet pas vraiment de partager les tâches. Avec Wrike, on entre dans une autre dimension puisque les tâches et leur suivi est entièrement intégré aux mails avec en bonus une intégration à google docs, des diagrammes de Gantt ainsi qu’une intégration à Outlook ou Sharepoint pour ceux qui les utilisent.

Ma Weekly-Review

Dans la méthode GTD de David Allen que j'applique depuis que j'ai découvert le livre, il y a un concept particulièrement intéressant : la Weekly Review ou examen hebdomadaire. Il s'agit simplement de se remettre à niveau, vider ses inbox, revoir ses listes de projets et son calendrier. 

David Allen ne le dit pas mais c'est aussi une idée intéressante pour un billet hebdomadaire sur son blog 😉

J'en profite pour vous apprendre ou vous rappeler que l'édition française de Getting Things Done est disponible en numérique depuis peu sur l'ibookstore d'Apple.

Un éditeur en noir

EdwardBunker

Mardi dernier, dans le cadre du CJD et grâce à mon ami Frédéric Rey-Millet, nous avons reçu François Guérif, créateur en 1986 des collections Rivages Noir et Rivages/Thriller au sein de la maison d'édition Payot. À ce titre, il est le découvreur pour le monde francophone de quelques-uns des plus grand écrivains américains de romans policiers et de romans noirs au premier rang desquels James Ellroy, Denis Lehane, Tony Hillerman, James Lee Burke, David Peace, Jim Thompson…

Un grand moment rafraichissant qui nous a rappelé (j'y étais avec Joanne) une leçon essentielle sur ce métier : ne publier que des livres que l'on a envie de lire. C'est aussi ce qu'on essaye de faire (modestement) aux éditions Leduc.

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La meilleure façon de gérer ses e-mails ?

C'est une bonne surprise : google a ajouté une nouveauté à gmail : Priority Inbox. Si comme moi, vous êtes submergé d'e-mails plus ou moins intéressants, que souvent vous ne savez plus par où commencer, cette nouvelle fonctionnalité peut vous aider à classer les messages entrants plus rapidement.

via www.youtube.com

Ce système n'est pas sans rappeler un des plus grands apports de la méthode GTD : le principe de l'Inbox zéro. Dans ses livres, David Allen recommande de traiter tous les messages de sa boîte de réception jusqu'à ce qu'elle soit vide. Pour y arriver, il recommande quelques règles très simples comme de traiter immédiatement ce qui prend moins de deux minutes et de faire en sorte d'éviter de lire deux fois le même message (bien sûr, il faut mettre de côté ceux qui nécessitent un travail plus long).

Dans ce sens, il me semble bien que cette Priority Inbox pourrait être un outil GTD. Je suis en tout cas bien décidé à l'essayer en remplacement de tous les filtres que j'utilisais jusque là.

D'après certaines études, les e-mails
représentent jusqu'à 25% d'une journée de travail… ça vaut la peine de
prendre le temps d'améliorer sa productivité, vous ne trouvez pas ?