Ne m’appelez pas

Il y a un point sur lequel j’ai eu pas mal de réactions suite au billet sur l’organisation du temps selon Martin Varsavsky : le téléphone est-il une perte de temps et faut-il s’en passer ?
telephone dialphoto LEOL30 via Compfight

Non au téléphone

Depuis quelques années, j’ai eu l’occasion de lire pas mal de livres sur l’organisation personnelle et j’ai compris une chose : la première perte de temps et donc d’efficacité vient des interruptions.

D’après certaines études, on aurait besoin de 12 minutes pour se concentrer à nouveau après une interruption. Vous voyez les dégâts que peuvent causer un téléphone qui sonne (tout comme les notifications de messagerie) sur votre productivité personnelle.

Bien sûr, il y a aussi des cas où le téléphone reste indispensable :

  • Quand un malentendu ou quand le ton s’envenime dans un échange de mails,
  • Pour remplacer un rendez-vous physique,
  • Pour le plaisir (J’exclus a priori la dernière situation dans le cadre professionnel, il ne reste donc que les deux premiers cas.)

Oui aux emails

Pour le reste, tout le monde ou presque utilise l’email (ou courriel). La messagerie électronique, même si elle n’est pas parfaite, a révolutionné nos manières de communiquer car l’avantage du mail sur toute autre forme de communication réside dans son asynchronicité, c’est à dire qu’on répond quand on est prêt à répondre.

Cela nécessite un peu de discipline : personnellement, j’ai mis quelques années à apprendre à maîtriser ma boîte de réception en appliquant la méthode de David Allen et j’arrive maintenant plusieurs fois par semaine à atteindre le graal de l’inbox zéro.

Les grands principes :

  • Ne pas rester toute la journée avec la messagerie ouverte,
  • Quand on ouvre un mail, le traiter immédiatement soit en répondant immédiatement soit en ajoutant une tâche à sa todo list,
  • Eviter d’utiliser la fonction “répondre à tous” et de mettre en copie,
  • Répondre brièvement, si possible en 3 phrases,
  • Archiver !

En général, j’y consacre une heure par jour (plus si je me suis absenté). Et vous ?

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5 Replies to “Ne m’appelez pas”

  1. Merci pour ces précision, c’est clairement plus éclairant ce point du téléphone. Je suis 100% d’accord avec le caractère extrêmement nuisible des interruptions -les sonores ne sont pas les pires-, c’est pourquoi je fuis les notifications de toute sorte.
    Je ne suis pas encore à ton niveau de GTDification : le mail c’est une consultation 3 fois par jour en général, parfois je laisse en non lu au lieu de mettre en tâche et j’arrive à 0 mails le vendredi soir seulement, mais mon organisation est un work in progress.
    Par contre Stéphane, je pratique le plaisir du téléphone dans le travail, c’est réservé à quelques privilégiés et c’est pas mal aussi !
    @AnneAime

  2. Communication synchrone : je m’impose.
    Communication asynchrone: je laisse le choix à la personne de décider quand elle gérera.

    si on souhaite réserver un temps à un point précis, on propose une réunion, de manière synchrone, et on laisse le choix à l’autre. Le jour où les gens comprendront ça on fera un grand pas !

  3. stéphane : tu dis l’avantage du mail sur toute autre forme de communication réside dans son asynchronicité, OK sauf que quand celle ci disparaît parce qu’on est forcé de répondre dès l’arrivée du mail, c’est la cata!!! qui aujourd’hui frappe les 3millions de personnes identifiées par une étude de Janvier 2014. Et quand on est atteint par ça on regrette le bon vieux temps des interruptions du téléphone.
    Jules

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